المادة ٣١

يجب مراجعة إجراءات توثيق وتسجيل الرسائل الصادرة، المذكورة في المواد (التاسعة والعشرين) و(الثلاثين) و(الثانية الثلاثين) من اللائحة، للتأكد من صحتها وتكاملها، ومن أهمها الآتي: 1- أن الرسالة قد وقعها أو اعتمدها صاحب الصلاحية، أو المفوض. 2- أن رمز الجهاز مدون تحت اسمه في المكان المخصص لذلك. 3- أن النسخة الثانية قد ركَّنها المختصون. 4- ترقيم صفحات الرسالة إذا زادت على صفحة واحدة، ومن عدد المرفقات واكتمالها. 5- اكتمال المرافقات ووجود الفهرس وسلامة جميع الأوراق المرافقة. 6- تدوين رمز الوحدة الإدارية على الرسالة الصادرة ونسخها. 7- أن الأساسات والأوراق المطلوب حفظها مفصولة عن المرافقات التي سترسل. 8- صحة واستكمال المعلومات المدونة على الطرد المرافق للرسالة. 9- مدة التصنيف.