المادة ٣٢

يكون تسجيل المراسلات الصادرة في نظام الصادر وفقاً لما يأتي: 1- إدخال رقم الصادر وتاريخه ووقته وعدد المرافقات. 2- إدخال أسماء الجهات المرسل إليها ورموزها وعناوينها الوطنية، واسم الوحدة المختصة ورمزها وفق فئات الصادر المحددة في المادة (السابعة والعشرين) من اللائحة. 3- إدخال أسماء الأجهزة والوحدات الإدارية والفروع المراد تزويدها بنسخ أو صور من الصادر. 4- استدعاء قيد ورودها -إذا كان لها رسالة وارد- ومطابقة موضوعها لما سجل في النظام، وصياغة خلاصة الموضوع بحسب مقتضيات الصادر، والأخذ في الاعتبار علاقته بموضوع الوارد، وأن يكون شاملاً وخالياً من الأخطاء اللغوية والإملائية. 5- إدخال رمز تصنيف الموضوع، ورقم السجل المدني للمواطن، أو رقم الإقامة أو جواز السفر للوافد أو المقيم؛ الذي يتعلق به موضوع الرسالة. 6- إدخال رقم صادر المعاملة المجاب عليها وتاريخها، وتسديد قيد أو تسديد رقم الصادر. 7- إدخال الصفة من حيث الأهمية ودرجة الاستعجال أو السرية. 8- إدخال أرقام المراسلات السابقة، ورقم بيان التسليم وتاريخه ووقته.