المادة ٢٩

توثق المراسلات الصادرة وفقاً لما يأتي: 1- تدون الرسالة الصادرة على ورق رسمي أو ورق رسمي أمني بحسب الأحوال. 2- يدون رمز الجهاز تحت اسمه في المكان المخصص لذلك في الرسالة. 3- يركّن الرسالة من أعدها، ويكون مسؤولاً مباشراً عما ورد فيها. 4- يكون التركين على النسخة من الرسالة. 5- إذا زادت صفحات الرسالة على صفحة واحدة فتركن جميع صفحات النسخة. 6- يوقع أصل الرسالة صاحب الصلاحية. 7- على من يوقع بالإنابة كتابة اسمه كاملاً بجانب التوقيع. 8- تعطى الرسالة الصادرة رقماً وتاريخاً توثق بموجبهما في نظام سجل الرسائل الصادرة. 9- يدون على الرسالة الموقعة والنسخة المركنة عدد المرافقات المرسلة رقماً لا كتابة وتوضح تفاصيل المرافقات في فهرس المعاملة. 10- تختم النسخة المركنة بختم يوضح توقيع الأصل، ويوضع الختم في مكان التوقيع. 11- تبقى النسخة المركنة والأساسات في الجهاز الذي صدرت منه الرسالة مع صورة من أصل الرسالة بعد التوقيع. 12- تختم النسخ والصور التي تُزود بها الجهات الأخرى بختم طبق الأصل، ويركن بجانب الختم الموظف المختص بالتختيم، ويوضح اسمه وتاريخ التختيم. 13- إذا زاد عدد صفحات الرسالة ومرفقاتها من العرض أو التقرير على صفحة واحدة، فترقم الصفحات منسوبة إلى إجمالي عدد الصفحات، ويدون رقم الصفحة فوق الإطار الأسفل للرسالة. 14- إذا كانت الرسالة الصادرة في أكثر من صفحة، فيدون رقم الصادر في كل صفحة من الرسالة في المكان المخصص لذلك.