المادة ٢٨

يجب أن تتضمن بيانات تسجيل الرسالة الصادرة المعلومات الآتية: 1- حقل رقم الصادر. 2- حقل تاريخ الصادر. 3- حقل وقت الصادر. 4- حقل عدد المرافقات. 5- حقول أسماء الجهات المرسل إليها ورموزها. 6- حقل اسم الوحدة المختصة ورمزها. 7- حقول أسماء الأجهزة والوحدات والفروع المراد تزويدها بنسخ أو صور من الصادر. 8- حقل خلاصة موضوع الرسالة. 9- حقل رمز تصنيف الموضوع. 10- حقل رقم السجل المدني للمواطن، أو رقم الإقامة أو جواز السفر للوافد أو المقيم؛ الذي يتعلق به موضوع الرسالة. 11- حقول التسديد برقم وتاريخ الإجابة عند ورودها. 12- حقول تدوين أرقام المراسلات السابقة -إن وجدت- ليتم الربط بالرسالة الجديدة معلوماتياً. 13- حقول صفة الرسالة من حيث الأهمية أو الاستعجال أو السرية. 14- حقل رقم بيان التسليم وتاريخه ووقته.