المادة ٢١

تُستقبل المراسلات الواردة وتوثق وفقاً لما يأتي: 1- التأكد من صحة توجيه الرسالة الواردة، أو أنها ذات علاقة بأحد منسوبيه. 2- التأكد من أن الرسالة الواردة مستكملة لجميع إجراءات المسؤولية والتوثيق، كالتوقيع أو الختم ورقم الصادر وتاريخه. 3- أن تكون معلومات المرافقات مطابقة لبيان الفهرسة. 4- المراسلات الواردة من جهات أجنبية ولم تفهرس، تتولى الجهة المختصة باستقبالها -فور ورودها إليها- فهرستها لإثبات مرافقاتها، وذلك وفقاً للمادة (الثامنة عشرة) من اللائحة. 5- أن يكون رمز الجهة المرسلة -إن وجد- مدوناً على الرسالة في المكان المخصص له. 6- أن تكون الرسالة ومرافقاتها سليمة من التلوث وخالية من التمزق والتلف. وفي حالة وجود شيء من ذلك يجب أن يرافقها محضر يتضمن إيضاحاً بالحالة. 7- التوقيع على بيان التسلم مع كتابة اسم المتسلم كاملاً وتاريخ التسلم، وإضافة وقت التسلم للرسائل المستعجلة، وذلك بعد استكمال إجراءات استقبال المراسلات. 8- توثق الرسالة الواردة بقيدها في سجل الوارد (الآلي أو الورقي)، ويدون عليها رقم القيد وتاريخه في المكان المخصص لذلك. 9- لا يفتح المراسلات السرية إلا من وُجّهت إليه الرسالة أو المختص الذي أذن له بفتحها. 10- لا يفتح الطرود والظروف المختومة إلا الجهة المختصة بمعالجة الموضوع. 11- يدون رقم قيد الوارد للمراسلات السرية على الظرف ويكتب في حقل الموضوع (سري)، وعند فتح المختص لها يدون عليها رقم قيد الوارد وتاريخه. 12- لا يعطى للرسالة أو للمعاملة الواردة؛ أكثر من رقم قيد واحد في الجهاز نفسه، ويعد هذا القيد السمة التي تميز الرسالة أو المعاملة من غيرها ويجري تتبعها من خلاله. 13- لا يتخذ أي إجراء على الرسالة الواردة قبل قيدها في سجل الوارد، ما عدا الحالات التي يرى رئيس الجهاز أو من يفوضه اتخاذ إجراء في شأنها. 14- تدون المعلومات اللازمة عن الرسالة الواردة على نموذج الإحالة والشروح بالمقاس المعتمد للورق، ويرافق الرسالة حال تسجيلها، ويخصص فيه حقل لـ(الشرح، والتاريخ والتوقيع) يكفي لتدوين الشروحات لأصحاب الصلاحية بالتتالي في خطوط مستقيمة.