المادة ٣٤

يكون تسجيل المراسلات الصادرة وفقاً لما يأتي: 1- تسلم المراسلات ومرافقاتها ببيان تسليم معد لهذا الغرض، سواء المرسل منها عن طريق البريد أو عن طريق المراسلين. 2- توضع كل رسالة أو معاملة صادرة داخل ظرف. 3- يكتب على الظرف اسم المرسل إليه وعنوانه الوطني ورقم الصادر. 4- يدون على ظرف الرسالة الصادرة حالتها السرية والمستعجلة والمهمة، وتختم وتغلق بإحكام. 5- تغلق وتختم الطرود المرسلة بإحكام وبالوسائل المخصصة لذلك. 6- يربط بيان التسليم بالإرسالية التي يتعلق بها. 7- يجب على الجهاز اتخاذ الترتيبات المناسبة لتسليم وتسلّم المراسلات العاجلة والسرية والمهمة في أسرع وقت وإبلاغها للمسؤول في حينه. 8- تزود الوحدات المختصة التي أعدت الرسالة الصادرة أو ذات العلاقة بموضوعها بنسخة أو صورة منها. 9- تسلم نسخة الصادر المركنة وما يرتبط بها، مع الأساسات المرافقة لها لمركز الوثائق بالجهاز وفق الإجراء المنظم لذلك في قوائم مدد الحفظ. 10- تسلم صورة من الرسالة الصادرة التي تحتاج إلى المتابعة إلى الوحدة الإدارية المنوط بها عملية المتابعة، لأجل متابعتها لدى الجهة المرسلة إليها والحصول على الإجابة عليها. 11- دمج الطرد مع معاملته في كيس خاص ذي جيب جانبي بحسب المواصفات البريدية.