المادة ١٨

تنظم مرافقات الرسالة وتفهرس وفقاً لما يأتي: 1- إذا بلغ عدد المرافقات خمس ورقات فأكثر فتوضع داخل حافظة ويرافقها فهرس. وإذا زاد عدد المرافقات على حجم الحافظة، أو تجاوز عددها مائة ورقة فتوضع داخل طرد مختوم بعد فهرستها وترقيمها. 2- من المرافقات التي ترافق الرسالة الوثائق التي تكون مسوغاً للرسالة أو يتطلب الأمر العمل بموجبها أو الاطلاع على ما ورد فيها. 3- تفرز المراسلات الداخلية والعروض والإحالات والشروح والأساسات -ونحو ذلك مما لا حاجة إلى أن يكون مرافقاً للرسالة- وتحفظ جميعها في ملف الموضوع، وتصور بعض المرافقات بحسب الحاجة، وتتلف الصور المكررة والمسودات التي اعتمد أصلها. 4- ترتب المرافقات المطلوب أن تكون مرافقة للرسالة وفقاً لسير إجرائها تاريخياً وترابط موضوعاتها. 5- تنظم المرافقات بحيث تتساوى أطرافها من أعلى الجهة اليمنى. 6- تمسك المرافقات بالماسكة المناسبة من أعلى الزاوية اليمنى المتساوية أطرافها. 7- ترقم المرافقات من الخلف تسلسلياً بدءاً من أول ورقة وانتهاءً بآخر ورقة تلي الرسالة، ويكون الترقيم في أسفل الزاوية اليمنى من الورقة. 8- تدون المعلومات اللازمة عن كل مرافق في نموذج الفهرس وفقاً للحقول التي اشتمل عليها الفهرس. 9- إذا كان ضمن المرافقات واحداً (أو أكثر) من مجلد أو محضر أو وقوعات أو تحقيقات، أو كتاب أو ظرف مختوم أو طرد أو مواد صلبة ونحوها، فيعد مرافقاً واحداً ضمن عدد المرافقات في الفهرس، وتوضح تفاصيل الأوراق التي داخل الظرف أو الطرد في الفهرس الخاص به الموجود في داخله. 10- إذا كان من المرافقات وثيقة تتكون من صفحتين أو أكثر ترقم كل صفحة منها. 11- يربط أو يلصق بالطرد بطاقة (بحسب الحالة) تدون عليها المعلومات اللازمة عنه، ومنها: اسم المرسل، والمرسل إليه وعنوانه الوطني، ورقم الصادر وتاريخه. وتختم بخاتم الجهاز. 12- يعد الفهرس موظف مختص في الوحدة الإدارية التي عالجت الرسالة أو أعدتها. 13- تضيف الوحدات الإدارية، التي تنتقل إليها الرسالة، بيانات المرافقات الجديدة للرسالة إلى فهرسها وفق خط سيرها. 14- يدون عدد المرافقات على الرسالة الموقعة والنسخة المركنة في الحقل المخصص لها رقماً لا كتابة. 15- إذا سُحبت وثيقة من المرافقات لأي سبب، فتجب الإشارة إلى سبب ذلك في الفهرس وإعداد ملاحظة تحدد مصيرها وتوقيع المختص، وتوضع في مكان المرافقات المسحوبة. 16- إذا غُيّر الفهرس لأي سبب فيجب الاحتفاظ بالفهرس القديم في المعاملة مرافقاً للفهرس الجديد، ويكتب عليه بما يفيد التغيير أو الإلغاء أو التعديل. 17- إذا كان من ضمن المرافقات وثائق تالفة أو ممزقة أو ملوثة، فيعد في ذلك محضر يُثبت الحالة. 18- إذا كان من المرافقات أشياء ثمينة كالنقود أو المجوهرات ونحو ذلك، فيجب أن يستخدم لها وعاء حفظ آمن ومحكم، ويوضح ذلك في الرسالة والفهرس. 19- يجب أن يتضمن نموذج فهرس مرافقات المعاملة الإشارة -باختصار- إلى عنوانها في أعلى الفهرس، وعدداً من الحقول تتضمن تسلسل بنود الفهرس ونوع المرفق ورقمه وتاريخه وعدد الصفحات وكمياته، وترتيب المرافق بين المرافقات وجهة صدوره، واسم من دونها وتوقيعه. 20- يسترشد بالملحق رقم (2) لفهرس المعاملة، والملحق رقم (3) لإيضاحات استخدامه؛ المرافقين لملاحق هذه اللائحة. عاشراً: المراسلات الواردة