المادة ٤٢

1- تُدوّن الأمانة مجريات اجتماع اللجنة الإشرافية في محضر يُوقّع عليه رئيسها وأعضاؤها والأمانة، ويجب أن يتضمن محضر الاجتماع -بحد أدنى- ما يأتي: أ- اسم اللجنة الإشرافية المعنية. ب- جدول الأعمال. ج- رقم الاجتماع. د- تاريخ الاجتماع، ووقته، ومكانه. هـ- أسماء الحضور من الأعضاء أو من غيرهم، ومناصبهم أو صفاتهم، وطريقة حضورهم (شخصي أم بواسطة الوسائل التقنية). و- نوع الاجتماع (عادي أم طارئ، حضوري أو بالتمرير). ز- الموضوعات التي ناقشتها اللجنة الإشرافية. ح- الوثائق المُوزّعة في الاجتماع. ط- القرارات الصادرة في الاجتماع، بما في ذلك أي فهرسة أو ترقيم ذي صلة بالقرارات، وتاريخها ومكان إصدارها وأسانيدها النظامية، مع الإشارة إلى الوثائق التي استند إليها عند إصدار القرار. ي- نتائج التصويت على القرارات وأي مرئيات أو تحفظات أو اعتراضات يبديها أي من الأعضاء. ك- التوجيهات والتوصيات الصادرة في الاجتماع بشأن أي موضوع تمت مناقشته خلال الاجتماع. ل- تاريخ الاجتماع القادم، ووقته، ومكانه. م- وقت انتهاء الاجتماع. ن- أي بيانات أو معلومات أخرى توافق اللجنة الإشرافية على إضافتها إلى المحضر خلال الاجتماع. 2- تُرسِل الأمانة مسوّدة محضر الاجتماع إلى أعضاء اللجنة الإشرافية (عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى تُقرّها اللجنة الإشرافية) خلال خمسة (5) أيام عمل من انتهاء الاجتماع، وعلى الأعضاء مراجعة المحضر وإبداء ملاحظاتهم عليه خلال ثلاثة (3) أيام عمل من تاريخ استلام المحضر. ويرسل المحضر بعد ذلك بصيغته النهائية إلى أعضاء اللجنة الإشرافية لتوقيعه. 3- تكون مداولات اللجنة الإشرافية باللغة العربية فيما عدا الحالات التي تُجيز اللجنة الإشرافية المداولة فيها بلغة أخرى، على أن تدوَّن محاضر اجتماعات اللجنة وقراراتها باللغة العربية، وتترجم إلى اللغة الإنجليزية في أقرب وقت ممكن، وتكون اللغة العربية هي المعتمدة في حال الاختلاف. 4- تقوم الأمانة بإبلاغ اللجنة التوجيهية وفريق العمل وذوي العلاقة بقرارات اللجنة الإشرافية لاتخاذ اللازم.