المادة ٣٩

1- تُعقد اجتماعات اللجنة الإشرافية وفقاً للجدول السنوي المعتمد من اللجنة الإشرافية (إن وجد)، أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك بناءً على طلب من أي من أعضائها الأساسيين؛ وتُعدّ الأمانة بالتنسيق مع فريق العمل جدول أعمال اجتماعات اللجنة الإشرافية. 2- تَعقِد اللجنة الإشرافية اجتماعاتها بحضور جميع أعضائها الأساسيين (أو من ينوب عنهم) بناءً على دعوة من رئيسها، وتقوم الأمانة بتوجيه الدعوة إلى الأعضاء قبل موعد الاجتماع بعشرة (10) أيام عمل على الأقل، أو قبل يومي عمل على الأقل فيما يتعلق بالاجتماعات الطارئة. ولأعضاء اللجنة الإشرافية حضور الاجتماعات والتصويت على القرارات عن بُعد عبر الوسائل التقنية، وتُعاد جدولة الاجتماع عند عدم اكتمال النصاب. 3- يجب أن تتضمن الدعوة إلى الاجتماع ما يأتي: أ- تاريخ الاجتماع، ووقت انعقاده، ومكانه. ب- نوع الاجتماع (عادي أم طارئ). ج- أسماء من يُتوقع حضورهم من غير الأعضاء. د- جدول الأعمال، والمستندات والوثائق المُعدّة بشأن الموضوعات المزمع مناقشتها. 4- للجنة الإشرافية دعوة من ترى ضرورة حضوره الاجتماع من غير الأعضاء، دون أن يكون له حق التصويت، ودون أن يكون له الحق في الاطلاع على أي معلومات أو بيانات سرية إلا بعد موافقة أعضاء اللجنة الإشرافية، وفي حدود ما يحقق الغرض من حضوره، على أن تخضع دعوة هؤلاء الأشخاص إلى حضور الاجتماع للضوابط الآتية: أ- موافقة الأعضاء الأساسيين على حضورهم الاجتماع. ب- أن يكون حضورهم مهماً لمداولات الاجتماع، أو يتطلب عملهم مشاركتهم فيه. ج- خلوّهم من تعارض المصالح. د- أن توجه الأمانة الدعوة لهم قبل موعد عقد الاجتماع بخمسة (5) أيام عمل على الأقل، أو قبل يومي عمل على الأقل فيما يتعلق بالاجتماعات الطارئة. 5- تُعقد اجتماعات اللجنة الإشرافية في جلسات مغلقة، وتُحدّد اللجنة الإشرافية من ترى ضرورة حضورهم خلال انعقاد الاجتماع. 6- في حال طلب أي من الأعضاء الأساسيين عقد اجتماع، فيجب إبلاغ الأمانة كتابياً أو بالبريد الإلكتروني قبل عشرة (10) أيام عمل على الأقل من تاريخ الاجتماع المطلوب انعقاده أو قبل يومي عمل على الأقل فيما يتعلق بالاجتماعات الطارئة، ويجب أن يتضمن الإبلاغ الموعد المقترح للاجتماع وأسباب طلب عقده، والمواضيع التي سيتم مناقشتها. 7- لرئيس اللجنة الإشرافية في الحالات التي تستوجب اتخاذ قرار عاجل، والتي يصعب فيها عقد اجتماع أن يطلب التصويت على القرار بالتمرير، شريطة توثيق الطلب وأي قرار أو إجراء متخذ في محضر يتم توقيعه بالتمرير، أو توثيقه في محضر أول اجتماع تعقده اللجنة الإشرافية بعد إصدار القرار بالتمرير.