المادة ٨٧

تُنشر هذه اللائحة في الجريدة الرسمية، وتصبح نافذة بعد (مائة وثمانين) يوماً من تاريخ نشرها. ثلاثون: ملاحق اللائحة 1- ملحق رقم (1): نموذج استرشادي لتنظيم شكل الرسالة العام. 2- ملحق رقم (2): نموذج فهرس المرافقات. 3- ملحق رقم (3): إيضاحات حول استخدام نموذج فهرس المعاملات. ملحق رقم (1) ملحق رقم (2) | | | | | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | عدد | نوع المرافق | جهة صدوره | رقمه | تاريخه | عدد الصفحات أو الكمية | ترتيبه في المرافقات | الاسم والتوقيع | | | | | | | | | | تابع ملحق رقم (2) مثال لكيفية تعبئة النموذج: فهرس مرافقات المعاملة المتعلقة بموضوع/............................ | | | | | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | عدد | نوع المرافق | جهة صدوره | رقمه | تاريخه | عدد الصفحات أو الكمية | ترتيبه في المرافقات | الاسم والتوقيع | | 1 | خطاب | وزارة ... | 100 | 2 /1/ 1414 هـ | 3 | 1 -3 | أحمد (التوقيع) | | 2 | محضر | إدارة ... | 200 | 3 /2/ 1414 هـ | 2 | 4 -5 | خالد (التوقيع) | | 3 | معاملة مضافة | وزارة ... | 300 | 4 /3/ 1414 هـ | 10 | 6 -15 | عبدالعزيز (التوقيع) | | 4 | قرار | وزارة ... | 400 | 5 /4/ 1414 هـ | 1 | 16 | | | 5 | تقرير | مستشفى | -- | 6 /5/ 1414 هـ | 1 | 17 | | | 6 | محضر | لجنة | -- | 5 /10/ 1414 هـ | 2 | 18 -19 | | | 7 | صورة شخصية | --- | -- | --- | 6 | 20 -25 | | | 8 | كتاب | - | - | - | 100 | 19 | | | 9 | سكين | - | - | - | 2 | 20 | عبدالعزيز محمد (التوقيع) | | 10 | - | - | - | - | - | - | - | ملحق رقم (3) إيضاحات حول استخدام نموذج فهرس المعاملات أولاً: استيفاء بيانات نموذج الفهرس: 1- حقل العدد: يدون فيه العدد التسلسلي للمرافقات. 2- حقل نوع المرافق: يدون فيه نوع الوثيقة المرافقة (خطاب، أو محضر، أو قرار، أو نقود، أو صور فوتوغرافية شخصية، أو غير ذلك). 3- حقل جهة الصدور: يدون فيه اسم الجهة التي صدرت منها الوثيقة. 4- حقل الرقم: يدون فيه رقم الوثيقة إن وجد. 5- حقل التاريخ: يدون فيه تاريخ الوثيقة إن وجد. 6- حقل عدد الصفحات أو الكمية: يدون فيه عدد صفحات النوع الواحد، مثل: خطاب من صفحتين أو أكثر، أو محضر من صفحتين أو أكثر، أو عدد المرافقات العينية مثل الكتب، والآلات. 7- حقل ترتيب المرافق: يدون فيه ترتيب المرافق في تسلسل المرافقات المحدد في الحقل. فإذا كان الخطاب من ثلاث صفحات، وهو يحتل الترتيب الأول فيدون الترتيب (١-٣)، ويليه محضر من صفحتين، فيدون الترتيب (٥-٤). ويدون خلف كل صفحة رقمها في تسلسل المرافقات، وهكذا. 8- حقل الاسم والتوقيع: يدون فيه اسم وتوقيع مَنْ دوَّنَ معلومات المرافق في نموذج الفهرس أو أضاف إليه مرافقات أخرى، وللمدون ألا يكرر اسمه وتوقيعه، وأن يكتفي بسحب خط من أول حقل قام بالتدوين فيه إلى آخر حقل. ثانياً: إرشادات: 1- يجب أن تكون المعلومات المدونة في نموذج الفهرس بخط واضح، وأن تكون داخل الحقول المخصصة بقدر الإمكان. ولا تعاد المعاملة في حالة التجاوز الطفيف لتعبئة الحقول الذي لا يؤثر في شكل الفهرس ومعلوماته. 2- لا يشترط في تعبئة حقول الفهرس لون محدد للخط، ولا تعاد المعاملة بسبب تغير لون الخط أو لون الورق المستخدم للفهرس. 3- إذا لم يحمل المرافق رقماً أو تاريخاً فيدوّن في الحقل المخصص له عبارة (بدون). 4- لا تعدل بيانات نموذج الفهرس سواءً بالطامس أو بغيره إلا في حالات محدودة كتصحيح حرف أو رقم، وبما لا يؤثر في محتوى المعلومات، ويدون اسم من قام بذلك وتوقيعه. 5- إذا كان المرافق صوراً مكررة للأصل بما فيها الصور الكربونية، فيكتفى بتسجيل الأصل، ولا تحتسب الصور المكررة من ضمن المرافقات ما لم تتضمن معلومات إضافية عما ورد في الأصل. 6- المرافقات التي تتكون من ملزمة واحدة -كالسجل أو الكتاب أو المطبوع أو دفاتر الوقوعات ونحوها- يعطى كل واحد منها رقماً في عدد المرافقات، ويوضح نوعها في حقل النوع. 7- إذا كان من ضمن المرافقات أصل صك شرعي أو أصل أمر سامٍ أو أصل قرار، فيوضح ذلك في نوع المرافق. 8- إذا كان من ضمن المرافقات صك شرعي أو جواز سفر أو دفتر إقامة أو صور فوتوغرافية أو كروت أو شيك أو نقود أو مواد صلبة -كالأختام أو الأسطوانات المضغوطة أو الذاكرات المحمولة أو المجوهرات ونحوها- فتوضع داخل ظرف أو أي وعاء حفظ مناسب لها، وتدون عليه المعلومات اللازمة عنها، كعددها ونوعها ورقمها في المرفقات، ورقم الخطاب الذي تتبع له. 9- المعاملات الواردة العاجلة التي يتضح عليها ملحوظات في نموذج الفهرس أو المرافقات، تعرض على المسؤول عن وحدة التسلم في الجهة المستقبلة ليتخذ الإجراء المناسب حيال إمكان تسلمها، أو معالجة الملحوظات إذا لم تكن جوهرية، لئلا تتأخر بإعادتها. 10- إذا ضمت معاملتان أو أكثر في معاملة واحدة لوحدة الموضوع، فيحافظ على تكامل كل معاملة وعلى فهرستها لترابط وثائقها تسلسلياً، ويوضح ذلك في الفهرس النهائي للمعاملة باعتبارها جزءاً واحداً يحمل المرافقات من رقم إلى رقم. 11- إذا جزئت المعاملة إلى أكثر من معاملة لتعدد موضوعاتها، فيعد لكل معاملة فهرس جديد. 12- تدون الملحوظات التي تطرأ على أي من المرافقات في السطر الخاص بالمرافق، أو الذي يليه في الفهرس، ويدون اسم من قام بذلك وتوقيعه. جميع الحقوق محفوظة لجريدة أم القرى © 2026