المادة ٣٨

تتم متابعة المراسلات الصادرة إلى جهة إدارية أخرى وفقاً لما يأتي: 1- أن تزود الجهة المنوطة بها عملية المتابعة بصورة من الرسالة الصادرة أو بمعلومات عنها لتتولى متابعتها لدى الجهة المرسلة إليها، مع مراعاة الآتي: أ- أن يكون الموضوع ذا أهمية ويتعلق بالمصلحة العامة أو له ارتباط بمواعيد محددة. ب- أن تكون الرسالة متعلقة بطلب الإفادة عن معلومات أو التزويد بوثائق لاستكمال إجراءات لديها. ٢- أن تعد استمارة متابعة تحمل رقم الصادر وتاريخه وموضوعه والجهة المرسل إليها، وتحمل حقولاً تدون فيها نتائج المتابعة، سواء هاتفية أو كتابية، وتواريخها وعددها. 3- إيجاد برنامج للمتابعة الآلية، يتضمن تسجيل المتابعات الهاتفية والكتابية.