المادة ٥

1- تُعقد اجتماعات اللجنة في مقر المكتب برئاسة الرئيس أو من ينيبه من الأعضاء، ويجوز -عند الحاجة- عقدها في مكان آخر داخل المنطقة.2- تعقد اللجنة اجتماعاتها بصفة دورية أربع مرات -على الأقل- في السنة، وللرئيس دعوة اللجنة للاجتماع متى دعت الحاجة إلى ذلك، أو متى طلب ذلك (ثلث) الأعضاء على الأقل؛ ويتعين أن تكون الدعوة مصحوبة بجدول أعمال الاجتماع.3- يكون الاجتماع صحيحاً إذا حضره أغلبية الأعضاء بمن فيهم الرئيس أو من ينيبه، وتصدر القرارات بأغلبية أصوات الحاضرين على الأقل، وفي حالة تساوي الأصوات يُرجح الجانب الذي صوت معه رئيس الاجتماع.4- لا يجوز لعضو اللجنة الامتناع عن التصويت ولا تفويض عضو آخر للتصويت عنه عند غيابه؛ وللعضو المعترض تسجيل اعتراضه وأسباب الاعتراض ضمن محضر الاجتماع.5- تثبت مداولات اللجنة وقراراتها في محاضر يوقعها رئيس الاجتماع والأعضاء الحاضرون.6- يجوز -عند الحاجة وفي الحالات المستعجلة ووفقاً لما يقدره الرئيس- أن تُعقد الاجتماعات وأن يُصوت عليها عن بُعد من خلال استخدام وسائل التقنية؛ ويمكن أن تتخذ القرارات بطريق التمرير على الأعضاء ويوقع عليها بما يفيد باطلاع جميع الأعضاء عليها، ولا تُعد القرارات الصادرة بهذه الطريقة صحيحة ما لم تُمرر على جميع الأعضاء، ويصوت عليها من جميع الأعضاء، وتحز على أغلبية أصواتهم.7- للجنة دعوة من ترى الاستعانة بهم من المختصين والمستشارين لحضور اجتماعاتها، دون أن يكون لهم حق التصويت.